Pertanyaan 06 | Referensi 06a | Referensi 06b | Referensi 06c

Pelajaran 06 - ADMINISTRASI SEKOLAH MINGGU

DAFTAR ISI

PENDAHULUAN

1. SEKOLAH MINGGU DAN GEREJA
2. ORGANISASI SEKOLAH MINGGU
   1. Kepengurusan Sekolah Minggu
      
      1. Pengurus Inti Sekolah Minggu
      2. Koordinator Departemen
      3. Kepala/Ketua Kelas
      4. Guru-guru Kelas
   2. Program/Kegiatan Sekolah Minggu
   3. Kelas-kelas Sekolah Minggu
      
      1. Pembagian Kelas
      2. Gedung/Tempat Penyelenggaraan SM
3. ADMINISTRASI KELAS SEKOLAH MINGGU
   1. Kartu Data Anak
   2. Catatan Kehadiran Anak
   3. Kartu Visitasi Anak
   4. Kartu Prestasi Anak
   5. Kartu Statistik Kelas
   6. Kartu Peminjaman Buku
   7. Catatan Kehadiran Guru
   8. Buku Catatan Persembahan
   9. Buku Catatan Inventaris Kelas

Doa

PENDAHULUAN

Pengelolaan administrasi Sekolah Minggu sangat dibutuhkan mengingat Sekolah Minggu sebenarnya tidak jauh berbeda dengan sebuah sekolah (dalam skala yang lebih kecil). Jika pengelolaan administrasi SM dilaksanakan dengan baik maka akan memberi dampak yang positif terhadap perkembangan SM selanjutnya. Sebaliknya, jika administrasi SM tidak terurus maka masa depan perkembangan SM juga akan suram. Hal ini tidak berarti kita mengecilkan peranan Roh Kudus dalam perkembangan pelayanan SM, namun Roh Kudus adalah Roh yang tertib, pengaturan SM yang baik akan menciptakan kondisi yang sehat bagi Roh Kudus untuk bekerja lebih leluasa.

A. SEKOLAH MINGGU DAN GEREJA

Pentingnya peranan administrasi SM tidak dapat dilepaskan dari bagaimana gereja memandang pelayanan SM. Jika gereja menganggap SM sebagai bagian integral dari pelayanan gereja, maka secara kedudukan, SM pasti memiliki tempat dalam stuktur organisasi gereja. Namun, lepas dari pandangan gereja, SM seharusnya merupakan bagian dari struktur gereja sehingga program-progam yang dijalankan SM pun harus sejalan dengan program-program gereja. Demikian juga dalam hal kepengurusan SM, gereja sedikit banyak akan memiliki andil dalam penentuan kepengurusan SM, baik dalam hal bentuk stuktur organisasinya ataupun pemilihan personilnya.

Oleh karena itu, agar administrasi SM bisa berjalan dengan baik maka hal pertama yang harus dilakukan adalah membicarakan kejelasan kesepakatan kedudukan antara gereja dan SM. Jika tercapai kesepakatan maka hal ini akan sangat menolong kelancaran pelaksanaan administrasi SM di masa yang akan datang. Karena setiap gereja memiliki struktur dan kebijakan yang berbeda terhadap pelayanan SM, maka apa yang akan kita bahas selanjutnya adalah kerangka besar pelayanan administrasi secara umum. Jadi dalam praktek, pelaksanaan tiap-tiap SM pasti akan berbeda-beda, karena harus disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan yang ada.

B. ORGANISASI SEKOLAH MINGGU

Tidak dapat disangkal bahwa dalam penyelenggaraan organisasi apapun, termasuk dalam pelayanan SM, selalu ada beberapa unsur yang menjadi komponen penting dalam organisasi. Dalam hal organisasi SM, kita akan membicarakan 3 hal utama, yaitu: Kepengurusan SM, Program SM dan Kelas SM.

1. Kepengurusan Sekolah Minggu

Sekolah Minggu bisa terlaksana dengan baik karena adanya orang-orang yang mengurusnya. Kepengurusan SM ini dibagi dalam beberapa jenjang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Sekalipun tiap gereja menggunakan istilah-istilah yang berbeda dalam kepengurusan SMnya, namun pada dasarnya memiliki kesamaan dalam menjalankan fungsinya. Berikut adalah kepengurusan yang biasa ada dalam SM.

1. Pengurus Inti Sekolah Minggu

Kepemimpinan kepengurusan SM, biasanya terdiri dari 3 personil Pengurus Inti, yaitu Ketua, Sekretaris dan Bendahara (bisa ditambah wakil Ketua), yang secara keseluruhan memiliki tugas utama, a.l.:

- Bertanggung jawab atas pembuatan rencana tahunan/rutin untuk program/kegiatan, keuangan dan administrasi SM.

- Bertanggung jawab atas jalannya kelancaran seluruh pelaksanaan kegiatan/program SM, juga keuangan dan administrasi SM.

- Memberi pengarahan dan membuat keputusan-keputusan penting dalam pelaksanaan harian SM.

- Membuat laporan rutin tertulis kepada gereja dan mewakili SM dalam rapat umum gereja.

- Memimpin rapat rutin internal SM.

- Memikirkan pengembangan SM dan strategi pelayanan yang tepat.

2. Koordinator Departemen

Untuk gereja yang besar, kepengurusan inti di atas bisa diluaskan lagi dengan adanya departemen-departemen dalam SM, misalnya:

- Departemen Kebaktian Anak

- Departemen Pembinaan (Anak dan Guru)

- Departemen Administrasi/Umum (Kantor SM)

- Departemen Literatur (Perpustakaan dan Buletin SM)

- Departemen Musik SM

- Departemen Konseling

- dll.

Perluasan kepengurusan ini tergantung dari kebutuhan masing-masing SM. Masing-masing departemen akan dipimpin/diurus oleh seorang koordinator atau sebuah tim yang bertanggung jawab langsung kepada Pengurus Inti SM. Pemilihan koordinator, selain didasarkan pada dedikasi dan kesungguhannya melayani, juga pada kemampuan dan keahlian dalam bidang yang dipimpinnya. Misalnya, seorang guru SM yang senang dan pandai dalam hal musik menjadi Koordinator Departemen Musik, dst.

3. Kepala/Ketua Kelas SM

Selain kepemimpinan kepengurusan inti, dan koordinator departemen, di bawah mereka terdapat Kepala-kepala Kelas SM yang membawahi masing-masing kelas SM. Tugas utama Kepala Kelas adalah:

- Bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kebaktian di kelas masing- masing, termasuk keuangan dan admin kelas.

- Menyusun jadwal untuk guru-guru yang bertugas di kebaktian kelas.

- Mengatur jadwal visitasi untuk anak-anak SM yang tidak hadir.

- Selalu hadir dalam kebaktian anak, kecuali karena berhalangan, maka ia akan menugasi wakil/guru lain untuk menggantikannya.

- Melaksanakan tugas di kebaktian sesuai dengan jadwal.

4. Guru-guru Kelas

Guru-guru Kelas adalah orang-orang kunci yang menjadi motor dalam SM. Tanpa mereka maka anak-anak tidak dapat terlayani dengan baik, karena Guru-guru Kelas inilah yang langsung berhubungan dengan anak- anak secara rutin. Kepala Kelas bekerjasama dengan Guru-guru kelas, mempimpin kebaktian SM sesuai dengan yang sudah dijadwalkan, baik itu tugas memimpin pujian, bercerita atau tugas lainnya. Sangat tidak menutup kemungkinan bahwa Pengurus Inti atau Koordinator Departemen juga merangkap menjadi Guru Kelas.

2. Program/Kegiatan Sekolah Minggu

Salah satu tugas utama Pengurus inti SM adalah bersama seluruh anggotanya merencanakan program/kegiatan SM tahunan. Secara umum, program-program yang dilaksanakan dalam SM, antara lain:

1. Program Kebaktian Rutin SM (Mingguan)
2. Program Kebaktian Non-rutin SM (Natal, Paskah, Retret Anak, Kebaktian Padang, KKR Anak, Penginjilan Anak, dll.)
3. Program Pembinaan Anak (Sel Anak, PA Anak, Perpustakaan, dll.)
4. Program Persiapan Kelas Guru rutin (Mingguan)
5. Program Pembinaan/Training Guru (+ Perpustakaan)
6. Program Rekruitmen Guru
7. Program Besuk (Visitasi) Anak
8. Program Rapat Kerja (Raker) SM -- setahun sekali atau dua kali
9. Program Khusus (cross-program antar seksi/komisi gereja)

Pelaksanaan program-program ini tergantung dari seberapa rapi organisasi SMnya. Untuk SM yang baik, program-program ini sudah tertata dalam rencana tahunan sehingga tidak ada program dadakan (instant). Karena sudah terencana maka jauh-jauh hari program ini sudah dipikirkan baik-baik bagaimana melaksanakannya dan dari mana anggarannya.

3. Kelas-kelas Sekolah Minggu
1. Pembagian Kelas

Pelayanan SM terdiri dari kelas-kelas SM yang dibagi berdasar kelompok-kelompok umur. Pembagian kelompok umur ini adalah sbb.:

[Tapi penamaan kelompok bisa bermacam-macam dan pembagian kelompok umur pun tidak baku, tergantung dari masing-masing gereja.]

- Kelas Batita (anak di bawah umur 3 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Bayi atau Kelas Bermain.]

- Kelas Balita (anak di atas 3 tahun di bawah umur 5 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Indria atau Kelas TK atau Kelas Kanak-kanak]

- Kelas Pratama (anak umur 6-8 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Kecil]

- Kelas Madya (anak umur 9-11)
[Kadang disebut juga Kelas Tanggung]

- Kelas Pra-Remaja (anak umur 12-14 tahun)
[Kadang disebut juga Kelas Besar]

2. Gedung/Tempat Penyelenggaraan SM

Untuk gereja-gereja besar pembagian kelas rata-rata seperti di atas. Jumlah ideal per kelas SM adalah 20 anak, namun demikian hal ini sulit diikuti oleh gereja-gereja pada umumnya karena biasanya gereja tidak memiliki gedung Sekolah Minggu sendiri yang dibentuk dalam kelas-kelas.

Untuk gereja yang mendapat pinjaman gedung sekolah umum sebagai tempat penyelenggaraan SM, hal ini sangat menguntungkan karena jika jumlah guru memungkinkan maka mereka mendapat kebebasan untuk membagi kelas dalam jumlah yang tidak terlalu besar. Jika ada kelompok umur yang memiliki jumlah melebihi target kelas, maka mereka dapat membuka kelas-kelas paralel.

Untuk gereja-gereja yang memakai rumah-rumah tangga sebagai tempat pertemuan SM maka pembagian kelas harus menyesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada. Demikian juga jika jumlah guru yang mengajar kurang memadai jumlahnya maka pembagian kelas harus disuaikan dengan kondisi yang ada.

C. ADMINISTRASI KELAS SEKOLAH MINGGU

Sekolah Minggu yang disiplin akan menerapkan sistem administrasi yang rapi guna menunjang kemajuan pelayanan yang ada. Banyak hal yang perlu dikerjakan sebagai tugas administrasi kelas. Namun demikian, kita tidak akan membahas secara detail, tapi hanya bagian-bagian besarnya saja.

1. Kartu Data Anak

Setiap kelas harus memiliki catatan tentang data anak-anak yang hadir di kelas. Untuk itu buatlah Kartu Data Anak yang berisi data-data penting, misalnya nama, alamat, tgl. lahir, foto, jumlah saudara, nama orang tua, agama orang tua, gereja orang tua dan catatan-catatan pribadi lain (apakah sudah menerima Yesus sebagai Juruselamat, adakah latar belakang lain yang berkaitan dengan pertumbuhan rohaninya, dll). Kartu ini harus diisi oleh setiap anak di kelas, sehingga dapat dipakai bilamana diperlukan. Simpanlah kartu-kartu ini dalam urutan abjad. Kartu ini bisa dibuat sendiri sesuai dengan kebutuhan.

2. Catatan Kehadiran Anak

Ada banyak sistem yang bisa dipakai untuk mencatat kehadiran anak:

1. Buku tulis biasa, yang berisi daftar semua anak-anak dan tgl. kehadiran yang dicek setiap minggu, oleh guru. [Atau bisa juga dalam bentuk kartu].
2. Kartu Kehadiran per Anak, yang pencatatannya dilakukan oleh anak sendiri dengan menempelkan stiker kecil setiap minggunya.
3. Buku Kehadiran per Anak, yang berisi lembaran-lembaran dimana anak bisa mengisi sendiri dengan menggambar/menulis sesuatu di dalam setiap lembaran.
4. Papan Kehadiran Anak, yang dibuat dari papan tulis putih. Untuk sistem ini, papan tulis harus bisa digantung di tembok.
3. Kartu Visitasi Anak

Kartu ini berisi catatan tentang anak yang tidak hadir minggu itu. Kartu ini digunakan sebagai pengingat bagi guru untuk melakukan visitasi ke anak yang tidak hadir tersebut, khususnya jika ia tidak hadir karena sakit atau masalah lainnya.

4. Kartu Prestasi Anak

Kartu ini untuk mencatat perkembangan anak-anak, khususnya jika ada kehasilan yang dikerjakan oleh anak. Misalnya, berani maju ke depan untuk menyanyi, berdoa, bersaksi, menulis puisi/kesaksian, membawa teman baru, menghafal ayat dll..

5. Kartu Statistik Kelas

Dari semua catatan-catatan yang dikumpulkan dalam kelas, guru dapat membuat statistik, terutama tentang perkembangan kehadiran anak dan juga keaktifan anak di SM. Jika setiap kelas membuatnya, maka kartu ini akan sangat berguna untuk menjadi laporan kegiatan SM bulanan/tahunan.

6. Kartu Peminjaman Buku

Jika SM menyediakan perpustakaan untuk anak, maka perlu disediakan kartu peminjaman untuk mencatat buku-buku yang dipinjam dan dikembalikan oleh anak.

7. Catatan Kehadiran Guru

Di dalamnya selain berisi tanda tangan kehadiran guru, juga catatan guru tentang hal-hal penting/menarik yang terjadi hari itu di kelas. Bisa ditambahkan juga catatan khusus tentang hal-hal yang harus dilakukan guru minggu berikutnya (semacam to do list guru). Kartu ini bisa dipakai sebagai bagian dari pertanggungjawaban guru, bukan hanya kepada pengurus SM, tapi terutama kepada diri sendiri.

8. Buku Catatan Persembahan

Mencatat jumlah uang persembahan yang diterima setiap minggunya, juga persembahan-persembahan khusus lainnya, misalnya perpuluhan, dll.

9. Buku Catatan Inventaris Kelas

Untuk mencatat barang-barang apa saja yang menjadi milik kelas, termasuk daftar buku perpustakaan, lemari, meja, kursi, alat musik, dll.

Buku-buku catatan ini tentu ada jangka waktu hidupnya, karena itu setiap tahun harus diperbarui. Jika dengan disiplin guru SM melakukan semua pencatatan ini, maka SM akan menuai keuntungan karena setiap perkembangan dapat dilihat, dianalisa bahkan diantisipasi.

---

Akhir Pelajaran (GSM-P06)

---

DOA

"Berikan kepadaku hati yang disiplin, ya Tuhan, supaya aku mampu menjadi alat-Mu yang berguna bagi perkembangan pelayanan-Mu. Ajariku untuk memberi perhatian pada hal-hal kecil yang terjadi di kelas supaya aku semakin menghargai karya-Mu yang indah di hati anak-anak-Mu ini. Amin!"

[Catatan: Tugas Pertanyaan ada di lembar terpisah.]